Автоматизация согласований: опыт внедрения Pyrus
Согласование документов — один из самых проблемных процессов в компаниях. Заявки теряются, сроки срываются, никто не знает статус. Автоматизация решает эти проблемы.
Типичные проблемы согласований
Потеря заявок
Заявки передаются через почту или мессенджеры, теряются в потоке сообщений. Инициатор не знает, на каком этапе его запрос.
Длительные сроки
Согласующий не видит заявку вовремя, забывает о ней. Нет напоминаний и эскалаций.
Отсутствие контроля
Руководство не видит общую картину: сколько заявок в работе, где узкие места, кто задерживает.
Нет истории
Сложно найти, кто и когда согласовал документ. Нет аудиторского следа.
Как автоматизация решает проблемы
Единая точка входа
Все заявки попадают в систему через форму или интеграцию. Ничего не теряется.
Автоматические маршруты
Заявка автоматически направляется нужным согласующим в правильной последовательности.
Напоминания и эскалации
Система напоминает о просроченных заявках и эскалирует на руководителя при необходимости.
Прозрачность
Инициатор видит статус заявки в реальном времени. Руководство видит общую картину через дашборды.
Почему Pyrus
Мы работаем с разными системами, но часто рекомендуем Pyrus по нескольким причинам:
- Гибкость — легко настраивается под любые процессы без программирования
- Мобильное приложение — согласования можно делать с телефона
- Интеграции — связывается с 1С, почтой, другими системами
- Российская разработка — данные хранятся в России, есть поддержка на русском
Примеры внедрения
Кейс 1: Согласование платежей
Было: Заявки на оплату отправлялись по почте, терялись, согласовывались неделями.
Стало: Заявка создаётся за 2 минуты, автоматически уходит на согласование, оплачивается в течение дня.
Кейс 2: Заявки на закупки
Было: Менеджеры звонили друг другу, чтобы узнать статус. Срочные заявки терялись среди обычных.
Стало: Приоритизация заявок, SLA по срокам, автоматические напоминания.
Сроки внедрения
Типичный проект по автоматизации согласований занимает 4-8 недель:
- Неделя 1-2: Аудит процессов и проектирование
- Неделя 3-4: Настройка системы
- Неделя 5-6: Тестирование и доработки
- Неделя 7-8: Обучение и запуск
Итоги
Автоматизация согласований — это быстрый способ повысить эффективность без больших инвестиций. Эффект виден уже в первый месяц работы.
Хотите автоматизировать согласования в своей компании? Свяжитесь с нами для бесплатной консультации.